○広尾町議会事務局規程

平成17年7月29日

議会訓令第1号

広尾町議会事務局規程(昭和57年議会規程第1号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この規程は、広尾町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務の処理及び職員の服務等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。

(事務局の職員)

第2条 事務局に事務局長、係長、主事及びその他の職員を置く。

(職務)

第3条 事務局長は、議長の命を受け、議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。

2 係長は、事務局長の命を受け、係の事務を処理する。

3 係は、上司の命を受け、一般事務に従事する。

(係の設置)

第4条 事務局に次の係を置く。

総務係

(係の所掌事務)

第5条 総務係の所掌事務は、次のとおりとする。

(1) 議員の身分に関すること。

(2) 議員報酬及び費用弁償に関すること。

(3) 議員共済及び互助に関すること。

(4) 職員の人事、給与、服務、研修及び福利厚生に関すること。

(5) 儀式、交際及び諸団体との連絡に関すること。

(6) 議会関係条例、規則等の制定改廃に関すること。

(7) 議会関係予算及び経理事務に関すること。

(8) 議長会に関すること。

(9) 議員会に関すること。

(10) 文書の収受、発送及び保存に関すること。

(11) 公印の管理に関すること。

(12) 議会図書の整理保存に関すること。

(13) 議会の広報に関すること。

(14) 議会資料の調製に関すること。

(15) 議事堂その他議会関係各室の管理取締に関すること。

(16) 本議会に関すること。

(17) 常任、特別委員会(公聴会を含む。)に関すること。

(18) 議会運営委員会に関すること。

(19) 議員協議会に関すること。

(20) 議事日程及び諸般の報告に関すること。

(21) 議員の出欠席に関すること。

(22) 議場の整理及び傍聴に関すること。

(23) 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。

(24) 会議録その他会議記録の調製に関すること。

(25) 請願及び陳情に関すること。

(26) 諸法令の調査研究に関すること。

(27) 町政に関する調査、情報の収集及び整理に関すること。

(28) 議会の情報公開及び個人情報保護に関すること。

(29) 前各号に掲げるもののほか議会事務に関すること。

(決裁)

第6条 議会の事務は、局長を通じ議長の決裁を受けなければならない。

(事務局長の専決事項)

第7条 事務局長は、次に掲げる事項を専決することができる。

(1) 議事堂の使用許可に関すること。

(2) 議会に関する各課等との調整

(3) 諸証明に関すること。

(4) 議会資料の発行に関すること。

(5) 広尾町財務決裁委任規程による財務に関する決裁に関すること。

(6) 広尾町事務決裁規程(平成12年訓令第8号)第4条から第6条までの規定を準用する。この場合において「課長」とあるのは「事務局長」と、当該「課」とあるのは「事務局」と読み替えるものとする。

(7) 前各号のほか定例に属し、かつ、軽易な事項の処理

(専決の制限)

第8条 前条に規定する専決事項であっても重要又は異例に属すると認められる事項については、この規定にかかわらず議長の決裁を受けなければならない。

(代決)

第9条 第7条の事務局長が専決する事項のうち財務に関する決裁を除き、事務局長不在のときは、総務係長が事務局長の事務を代決する。

(代決後の措置)

第10条 この規程により代決した事件で、特に重要又は異例と認められるものは、代決者において「後閲」と朱記し、起案者をして事務局長の閲覧に供させなければならない。

(文書の記号及び番号)

第11条 文書には、文書の記号をつけなければならない。ただし、軽易な文書については、「事務連絡」として処理することができる。

2 文書の記号は、「広議発」とする。

(収受文書の処理)

第12条 収受文書は、受付印を押し、事務局長の閲覧を経て総務係長に配布する。

2 総務係長は、当該事務の担当者を定め、遅滞なく処理するよう努めなければならない。

(口頭又は電話による処理)

第13条 口頭又は電話による照会、回答、報告及び受理した事件で重要なものは、その内容を記録し、前条の規定に準じて文書として取り扱うものとする。

(文書の編集保存)

第14条 完結文書は、直ちに編集整理しなければならない。

2 文書分類及び保存期間は、別表1のとおりとする。

(文書の閲覧)

第15条 文書は、上司の許可なくしてこれを閲覧させ、又は謄写させてはならない。

(議会の公印)

第16条 議会の公印は、別表2のとおりとする。

2 発送文書には公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書はこれを省略することが出来る。

3 公印の保管方法、調製(改刻、廃棄を含む)及び使用については、広尾町の公印に関する規程(昭和56年訓令第4号)を準用する。

(準用規定)

第17条 この規程に定めるもののほか、職員の服務、事務の処理、文書の取扱い、文書の編集保存その他必要な事項は、広尾町の例による。

附 則

この訓令は、平成17年8月1日から施行する。

別表1(第14条関係)

永年

10年

5年

3年

1年

(1) 辞令簿

(2) 議員履歴台帳

(3) 議員共済会会員台帳

(4) 議員共済年金給付台帳

(5) 議員共済会会員資格喪失者台帳

(6) 議員履歴台帳

(7) 議決書

(8) 会議録

(9) 委員会審査報告

(10) 委員会記録

(11) 公聴会関係書類

(12) 表彰台帳

(13) 条例・規則・規程関係書類

(14) 職員その他人事に関する書類

(15) その他永年保存の必要があると認められる文書

(1) 令達番号簿

(2) 議員共済会関係書類

(3) 議長会関係書類

(4) 議員会関係書類

(5) 請願陳情関係書類

(6) 調査研究結果資料

(7) 議会広報

(8) その他10年保存の必要があると認められる文書

(1) 議員互助関係書類

(2) 議員報酬・費用弁償関係書類

(3) 出張命令簿

(4) 経理関係書類

(5) 本会議に関する書類

(6) 委員会に関する書類

(7) 公印使用簿

(8) 一般庶務関係書類

(9) その他5年保存の必要があると認められる文書

(1) 議場管理簿

(2) 議会出席簿

(3) 議決書謄本交付簿

(4) 会議録閲覧簿

(5) 委員会出席簿

(6) 発言通告書

(7) 議事に関する書類

(8) 議事雑件

(9) 傍聴人受付簿

(10) 時間外勤務命令簿

(11) 出勤簿

(12) 諸願届処理簿

(13) 電報関係簿

(14) その他3年保存の必要があると認められる文書

(1) 軽易な照会、回答、その他の往復文書

(2) 軽易な調査、報告、通知等の文書

(3) その他1年保存の必要があると認められる文書

別表2(第16条関係)

議会の公印

番号

公印の名称

個数

公印保管者

1

議長印

1

事務局長

2

常任委員会委員長印

1

事務局長

3

議会運営委員会委員長印

1

事務局長

4

特別委員会委員長印

1

事務局長

5

事務局長印

1

事務局長

広尾町議会事務局規程

平成17年7月29日 議会訓令第1号

(平成17年8月1日施行)