○物品購入事務取扱要領の設定について

平成3年4月1日

町長から各課部局長あて通達

物品購入事務取扱要領を別紙のとおり定めたので、この取扱いについて、遺憾のないようにして下さい。

物品購入事務取扱要領

第1 趣旨

物品の購入、製造、修繕、改造及び交換(以下「物品の購入等」という。)に関する事務については、別に定めがあるものを除くほか、この要領の定めるところによるものとする。

第2 競争入札に参加する者に必要な資格の審査等

1 資格の審査申請書

地方自治法施行令(昭和22年政令第16号。以下「政令」という。)第167条の5及び第167条の11の規定により定められた資格(以下「資格」という。)につき審査を受けようとする者(以下「申請者」という。)は、物品の購入等競争入札参加資格審査申請書(別記第1号様式)を提出しなければならない。

2 資格審査会

資格の審査は、建設工事請負業者選定及び指名に関する要綱(昭和50年要綱)第5条に規定する資格審査会(以下「審査会」という。)が行うものとする。

3 資格者名簿

審査会は、審査の結果資格を有する者(以下「入札参加資格者」という。)を決定したときは、物品の購入等競争入札参加資格者名簿(別記第2号様式。以下「資格者名簿」という。)を作成し、課長等に送付するものとする。

4 資格の有効期間の特例

年度当初において、前項の定めにより当該年度の資格者名簿が作成され、及びその送付がされるまでの間に限り、前年度の入札参加資格者を当該年度の入札参加資格者とみなして競争入札に参加させて差し支えないものとする。

5 資格等の変更

入札参加資格者の資格等に変更が生じた場合は、資格等変更申請基準(別表第1)の定めに従い、当該入札参加資格者(営業の譲渡等が行われ、又は企業組織等が変更された場合にあっては、変更により資格者になろうとする者。以下この項において同じ。)から物品の購入等競争入札参加資格等変更申請書(別記第3号様式)を提出させなければならない。

6 競争入札に参加させることができない者等の報告

課長等は、入札参加資格者のうち政令第167条の4第1項(第167条の11第1項において準用する場合を含む。)の規定に該当する者があるときは、速やかに、その旨を町長に報告するものとする。

第3 物品等の購入の方法

1 請求の計画

物品の購入等の請求をしようとするときは、当該購入等の目的、必要性、数量、時期、予算等について十分検討のうえ、計画的に請求するものとする。この場合において、特に次の各号について留意しなければならない。

(1) 物品の購入等に係る契約が、当該年度内に確実に履行されると認められるものであること。

(2) 請求に係る物品は、当該年度内において使用されるものであること。ただし、事務又は事業の執行上必要がある物品については、通常年間所要量の6分の1の範囲内で翌年度において使用すべきものを請求することができる。

(3) 物品の購入等の請求をする場合は、物品購入決定書等(建設工事事務取扱標準様式第1号様式の「起工(業務執行)決定書」を準用する。以下同じ。)により行うものとする。

2 規格等の表示

物品購入決定書等には、広尾町財務規則(平成3年規則第8号。以下「規則」という。)別表第6の物品分類基準表に定める品名並びに呼称、規格、銘柄及び仕様を具体的かつ、明確に記載するとともに、必要に応じて見本、設計書、図面等を添付するものとする。

3 物品購入決定書等に添付すべき理由書

次に掲げる物品の購入の請求をする場合は、当該物品を必要とする理由等を明らかにした理由書を当該物品購入決定書等に添付するものとする。

(1) 一品又は一式の市場(店頭)価格が10万円を越える車両、機械器具の購入でその種類(銘柄)を指定する必要がある場合

(2) 一般的には、不用不急と認められるもの、職員の負担とすべきものと紛らわしいもの、贅沢品と認められるもの等の抑制すべき物品を購入する必要がある場合

(3) カメラ、撮影機、映写機、テレビ、ラジオ、録音機、絵画その他これらに類する物品を購入する必要がある場合

4 契約締結の決定

契約の締結は、契約締結決定書(建設工事事務取扱標準様式第8号様式を準用する。以下同じ。)により行うものとする。

5 記載要領

物品購入決定書等及び契約締結決定書の記載要領等は、次のとおりとする。

区分

一般競争入札

指名競争入札

随意契約

備考

(1)契約の方法

「一般競争入札」

「指名競争入札」

「随意契約」

 

(2)契約方法の根拠

「法第234条」

「運用方針1の(2)」

(例)

「運用方針4の(1)又は政令第167条の2第1項第5号」

(例)

 

(3)執行日時

競争入札を執行すべき年月日及び時刻を記載する。

見積書を提出すべき時期を記載する。

 

(4)執行場所

場所は、なるべく具体的に記載する。

 

(5)業者の選定

 

指名競争入札参加基準に基づき入札参加資格者のうちからその都度選定のうえ、記載する。

指名競争入札による場合の例により見積書を徴すべき相手方を選定のうえ記載する。(見積書を省略する場合は、契約の相手方を記載する。)

 

(6)執行の決定

当該購入決定書等に公告すべき時期、公告を掲載すべき新聞紙名、契約条項その他必要な事項を明らかにした書面及び公告案を添付して決定する。

当該購入決定書等に契約条項その他必要な事項を明らかにした書面及び競争入札参加者指名通知書案を添付して決定する。

必要に応じ当該物品購入決定書等に通知文案を添付して決定する。

 

(7)公告等

規則第73条の規定に基づき公告する。

規則第87条第3項の規定に基づき、その指名する者に通知する。

指名競争入札の場合の例により見積書を徴すべき相手方に通知する。この場合において、通知は、口頭その他の方法によることができる。

 

(8)予定価格

予定価格調書(別記第4号様式)を作成し、封書にして開札の際、開札の場所におくものとする。

(1) 予定価格調書を作成する場合は、競争入札の例による。

(2) 予定価格調書を作成しない場合は、その表示をする場合を除き、当該物品購入決定書等に記載する。

 

(9)入札心得

競争入札に参加する者に対し、入札心得を記載して書面(別記第5号様式)を配付し、又は提示する。

 

 

(10)入札保証金

入札保証金の納付を確認のうえ、入札を執行する。入札保証金の納付を免除した場合は、当該物品購買決定書等に「確認済」の表示をする。

 

 

(11)開札等及びその記録

(1) 開札は、当該入札者立会いのうえ行うものとし、入札者が立会わないときは、当該入札に関係のない職員を立会わせるものとする。

(2) 開札された結果は、当該物品購買決定書等に記録する。

見積の結果を当該物品購買決定書等に記録する。

 

(12)落札等の決定

地方自治法第234条第3項の規定により落札者を決定し、契約締結決定書等の摘要欄に「決定(同価入札のためくじ引きにより決定したときは、「抽選決定」)」と表示する。

競争入札の場合の例による。

競争入札が不調のため随意契約による場合は、いわゆる決議でよい。

(13)契約の締結の決定

落札者又は契約の相手方となるべき者が決定したときは、契約締結決定書等により契約の締結決定をするものとする。ただし、法第234条第3項ただし書きの規定により最低の価格の入札者を排除しようとする場合は、別途に一般決定の例により決定しなければならない。

ただし書きの場合は、町長の承認を必要とする。

(14)契約書等

契約の締結にあたり、契約書を作成し、又は請書を徴取する場合は、標準契約書(別記第6号様式)又は、標準請書(別記第7号様式)によるものとする。

 

(15)契約保証金

契約保証金の納付を免除した場合は、「確認済」と表示する。

 

第4 物品の納入及び検査

1 物品の納入

(1) 契約担当者は、物品の購入等に係る契約の相手方(以下「供給人」という。)から物品の納入を受ける場合においては、当該供給人から納品の通知を受けるものとする。

(2) 前項の通知は、当該物品を分割して納入させる場合及び郵送等により納入させる場合、契約の事務を担当する分課等と異なる場所に納入させる場合、履行期限後に納入させる場合にあっては納品書によるものとする。

(3) 契約担当者は、供給人が履行期限内に履行できないときは、その理由及び履行できる期限を明らかにした履行延期承認願を提出させ、正当な理由があると認めたときは、これを承認するものとする。

2 検査の時期

契約担当者は供給人から納入の通知を受けた場合は、その日から起算して10日以内(以下「検査期間」という。)に検査職員(規則第103条第1項の規定により契約担当者等から検査を命ぜられた者をいう。以下同じ。)をして履行確認のための検査を行わせるものとする。

3 検査の方法

(1) 検査職員は、履行確認のための検査を行う場合は、別に定めのあるものを除くほか、次に定めるところによるものとする。

ア 市販の完成品については、契約の条件に基づき当該物品の品質、規格、形状、数量等につき、その適否を確認すること。

イ 製造(修繕及び改造を含む。)に係る物品については、アによるほか、仕様に基づく使用原材料、製造の工程、内容等につきその適否を確認すること。

ウ 車両、機械器具等については、ア及びイによるほか、必要に応じ、すえ付けの検査、試用等を行うとともに検定登録等の必要なものについては、その有無を確認すること。

エ その他特に必要があるときは、破壊若しくは分解し、又は試験して検査を行うものとすること。

(2) 検査職員は、履行確認の検査にあたって必要があると認めるときは、関係職員を立ち会わせ、その意見を徴することができる。

(3) 検査職員は、必要があると認めるときは、当該検査につき供給人の立ち会いを求めることができる。

(4) 検査職員は、次の各号の一に該当する場合は、その旨を口頭又は文書により契約担当者に報告し、その指示を受けなければならない。

ア 検査期間内に検査を完了する見込みがない場合

イ 供給人が正当な理由なく検査職員の指示に従わない場合

ウ 契約の履行にあたって、これを粗雑にし又は品質若しくは数量等に関し不正の行為があった場合

エ その他検査に関し疑義の生じた場合

4 検査調書等

(1) 検査職員は、履行確認の検査を完了したときは、直ちに検査調書(別記第8号様式)を作成し、又は当該物品納入決定書等の所定欄に検査済の表示をするものとする。

(2) 物品の購入等において当該物品を分割して納入させたときは、検査調書の作成を省略することができないものとする。

5 検査済の標識

検査職員は、履行確認の検査に合格した物品について、当該物品の適当と認められる箇所に検査済標識(別記第9号様式)を貼付し、又は押印するものとする。ただし、検査済標識を貼付し、若しくは押印することができない物品又はその必要がないと認める物品については、これを省略できる。

6 中間検査

契約担当者は、必要があると認めるときは、検査職員をして中間検査を行わせることができる。この場合において検査の方法等については履行確認の検査の例によるものとする。

7 検査の依頼

契約担当者は、所属の職員に検査(中間検査を含む。)をさせることが困難又は不適当と認めたときは、他の課長等に検査を依頼することができる。

第5 自動車の修繕等

1 自動車等の請求、決定等

自動車その他の機械器具の修繕又は改造(以下「修繕等」という。)に係る契約のうち、契約を締結する時点において当該修繕等の箇所又は修繕等に要する部品等を確定し難いものに係る修繕等の措置の請求又は決定等は、第3の規定の例によるものとする。

2 中間検査等

(1) 契約担当者は、修繕等に係る物品について、修繕等をすべき箇所及び当該修繕等に要する部品等を確定するため必要があると認めたときは、検査職員をして中間検査を行わせるものとする。

(2) 中間検査の結果、修繕等の箇所又は当該修繕等に要する部品等を変更する必要があると認められるときは、当該修繕等の契約の相手方から見積書を徴し、変更の決定をするものとする。

3 返還部品の処理

(1) 検査職員は修繕等に係る物品について履行確認の検査をしようとするときは、供給人から返還部品明細書を徴するものとする。

(2) 検査職員は、修繕等に伴い発生した不用となった部品のうち他に転用できるもの及び、売払い可能なものについて、修繕等に伴う生産報告書を作成し、当該部品及び返還部品明細書を添えて契約担当者に提出しなければならない。

(3) 契約担当者は、受入れた生産品の数量が過少のため速やかに売払いすることが適当でないと認めたときは、一定期間分を取りまとめて措置することができる。

(4) 受入れた生産品のうち売払うべきものについては、台帳等への記載を省略することができる。

4 定期点検の場合の特例

道路運送車両法(昭和26年法律第185号)の規定に基づく自動車の点検及びそれに伴う部品の取替整備に係る契約にあっては、規則第89条の3ただし書きの規定により処理できるものとする。ただし、保有台数が多い場合は、2人以上の者に割り当てなければならない。

改正文(平成18年3月1日)

平成18年4月1日から適用する。

改正文(平成22年3月16日)

平成22年4月1日から適用する。

改正文(平成23年4月1日)

平成23年4月1日から適用する。

改正文(平成25年通知第3号)

平成25年4月1日から適用する。

改正文(平成26年通知第3号)

平成26年4月1日から適用する。

改正文(平成29年通知第3号)

平成29年4月1日から適用する。

別表及び様式

別記第1号様式 物品購入等競争入札参加資格審査申請書 略

別記第2号様式 物品購入等競争入札参加資格者名簿 略

別記第3号様式 物品購入等競争入札参加資格等変更申請書 略

別記第4号様式 予定価格調書

別記第5号様式 入札者心得

別記第6号様式 標準契約書

別記第7号様式 標準請書

別記第8号様式 検査調書

別記第9号様式 検査済標識

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物品購入事務取扱要領の設定について

平成3年4月1日 種別なし

(平成29年3月31日施行)

体系情報
第6編 務/第5章 財務規則
沿革情報
平成3年4月1日 種別なし
平成14年6月12日 種別なし
平成14年12月13日 種別なし
平成16年2月9日 種別なし
平成18年3月1日 種別なし
平成18年6月1日 種別なし
平成22年3月16日 種別なし
平成23年4月1日 種別なし
平成25年3月19日 通知第3号
平成26年3月20日 通知第3号
平成28年3月29日 通知第3号
平成29年3月31日 通知第3号