○広尾町文書編集保存規程

平成11年3月25日

訓令第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、文書の分類、編集及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(保存期間)

第2条 文書の保存期間は別表のとおりとする。

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間保存が必要な文書については、それぞれ法令で定める期間又は時効期間とする。

(保存期間の起算日)

第3条 保存期間の起算日は、次の各号に定める日とする。

(1) 歴年により処理する文書当該文書の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日

(2) 年度により処理する文書当該文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日。ただし、出納整理期間中に完結した前年度会計に係る文書については、完結した年度の4月1日

(保存文書台帳)

第4条 総務課長は、事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を管理し、その検索を速やかに行わせるために、分類、名称及び保存場所等を記載した書類(以下「保存文書台帳」という。)を備え付けなければならない。

2 前項の保存文書台帳は、磁気テープにより調製することができる。

(文書分類表)

第5条 主管課長は、自ら保管する文書についてあらかじめ文書の分類、名称、保存期間等を記載した文書分類表(様式第1号)を作成し、これにより分類して整理しなければならない。

2 前項の文書分類表は、原本と写しを作成し、原本は主管課において保管し、写しは総務課に提出しなければならない。

3 主管課長は、前項の文書分類表に変更の理由が生じたときは、総務課長と協議しなければならない。

(完結文書の編集)

第6条 完結文書の編集は、次の各号に定めるところにより主管課において行わなければならない。

(1) 前条の文書分類表の細分類(ファイル名)に従って文書を区分し、フォルダー又はバインダーにより整理する。この場合の整理単位は年度による。ただし、年度によることが適当でない文書は、暦年によることができる。

(2) 前項の規定にかかわらず、図面、写真等は、適切な方法で編集することができる。

(完結文書の登録)

第7条 主管課長は、前条の規定により編集が完了したときは、保存文書台帳に登録するため、文書保存リスト(様式第2号)を作成し、その写しを年度によるものは翌年度の4月末日(第3条第2号ただし書きによる文書は6月末日)、暦年によるものは翌年の1月末日までに総務課に提出しなければならない。

(主管課保管文書)

第8条 第7条の規定により編集した完結文書のうち、次の各号に掲げるもの(以下「主管課保存文書」という。)は、主管課において庁舎1階書庫の一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(1) 保存期間の起算日から、1年を経過していない文書

(2) 前号以外の文書で、総務課長との協議により事務室内保管が適当であると認められた文書

(3) 庁外各施設における全ての完結文書

(総務課保存文書)

第9条 前条各号以外の完結文書は、総務課において保存しなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第10条 主管課長は、前条の規定により総務課において保存する完結文書(以下「総務課保存文書」という。)を文書保存箱に格納し、文書保存リストを添えて4月末日(第3条第2号ただし書きによる文書は6月末日)までに総務課長に引継がなければならない。

2 総務課長は、前項の引継ぎを受けたときは、その編集、格納方法等を審査し、訂正又は整備の必要があると認めたものについては、主管課長に補修させることができる。

(保存文書の貸出し等)

第11条 総務課保存文書を借受け、又は閲覧しようとする者は、保存文書貸出カード(様式第3号)により総務課長の許可を受けなければならない。

(貸出文書の取扱い)

第12条 前条の規定により許可を受けた総務課保存文書(以下「貸出文書」という。)は、これを転貸し、抜取り、取替え、訂正し、又は部外に持ち出してはならない。

2 貸出文書を損傷又は紛失したときは、直ちにその旨を総務課長に届出て、その指示を受けなければならない。

3 総務課長は、文書管理上必要があると認めたときは、貸出しを中止し、又は貸出し期間中であっても貸出文書を返納させることができる。

(保存文書の貸出期間)

第13条 第12条の規定による貸出期間は、7日以内とする。ただし、期間中に返納できないときは、新たに同条の手続きを経るものとする。

(貸出文書の返納等)

第14条 貸出文書を返納しようとするとき又は閲覧を終えたときは、保存文書貸出カードに返納月日を記入し、総務課担当者の認印を受けなければならない。

(準用規定)

第15条 第12条から前条までの規定は、主管課保存文書の貸出し等について準用する。この場合において「総務課保存文書」は「主管課保存文書」に、「総務課長」は「主管課長」に、「総務課担当者」は「主管課担当者」にそれぞれ読み替えるものとする。

(廃棄)

第16条 総務課保存文書で保存期間の満了したものは、総務課において保存文書廃棄書(様式第4号)を作成し、主管課長に協議のうえ廃棄するものとする。

2 主管課保存文書で保存期間の満了したものは、主管課において保存文書廃棄書を作成し、主管課長の決裁を経て廃棄するものとする。

3 主管課長は、前項の規定により保存文書を廃棄したときは速やかに保存文書廃棄書の写を総務課長に提出しなければならない。

4 第1項及び第2項の規定により保存文書を廃棄する場合、他に悪用される恐れがあると認められるものは、焼却し、又は裁断するなど適切な措置を講じなければならない。

(廃棄の特例)

第17条 主管課長は、保存期間が永年である文書又は保存期間満了前の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、前条の規定に準じて廃棄することができる。

(保存の延長)

第18条 第17条の規定にかかわらず保存期間の満了した文書のうち、なお保存の必要があると認められるものは、次の各号の定めるところにより引続き保存することができる。

(1) 総務課保存文書 主管課長は、保存延長承認申請書(様式第5号)により総務課長の承認を得なければならない。

(2) 主管課保存文書 主管課長の決裁を経て、その旨を総務課長に報告しなければならない。

2 総務課長は、前項第1号に規定する申請があったときは、その諾否を決定し、保存延長決定書(様式第6号)により主管課長に通知しなければならない。

(文書庫の管理)

第19条 次の各号に掲げる文書庫は、総務課において管理するものとする。

(1) 第1文書庫 1階に存在する書庫

(2) 第2文書庫 1階書庫の地下室に存在する書庫

(3) 第3文書庫 旧広尾地方職業訓練校内に存在する書庫

2 前項以外の主管課に存在する文書庫(スチール書庫等)は主管課において管理する。ただし、総務課長が必要と認めたときは、総務課において管理することができる。

3 総務課長は、文書の損傷防止のため常に文書庫の通気及び防湿等に注意し、保存文書の品質の保持に努めなければならない。

4 文書庫内では、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

5 総務課の担当者は、文書庫入室の際文書庫内を巡視し、異常の有無を確かめなければならない。

(町史資料)

第20条 廃棄を決定した文書であって、町の歴史資料として長期保管することが適当と認められるものについては、町史編さんに関する事務を所掌する課に引継ぐものとする。

(委任規定)

第21条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。

附 則

1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

2 改正前の広尾町文書編集保存規程に基づいて編集された文書の保存期間については、改正後の広尾町文書編集保存規程第2条の規定を適用する。

別表(第2条関係)

永年

10年

5年

3年

1年

(1) 条例、規則その他例規の原議文書

(2) 重要な事業計画及びその実施に関する文書

(3) 所管行政庁の令達、通達その他の重要文書

(4) 不服申立及び訴訟等に関する文書

(5) 特に重要な統計書

(6) 特に重要な契約その他権利義務に関する文書

(7) 職員の任免及び賞罰に関する文書(人事主管課所管のもの)

(8) 隣地町との廃置分合及び境界変更に関する文書

(9) 特に重要な財産の取得処分に関する文書

(10) 特に重要な予算、決算及び町債に関する文書(財政主管課所管のもの)

(11) 特別職に係る事務引継書

(12) 重要なほう賞及び表彰に関する文書

(13) 特に重要な工事に関する設計書

(14) その他永年保存の必要があると認められる文書

(1) 事業計画及びその実施に関する文書

(2) 重要な統計書

(3) 重要な契約その他権利義務に関する文書

(4) 重要な財産の取得処分に関する文書

(5) 重要な予算、決算及び町債に関する文書

(6) 重要な工事に関する設計書

(7) 金銭の支払いに関する証拠書類

(8) 重要な町税等各種公課に関する文書

(9) その他10年保存の必要があると認められる文書

(1) 行政事務執行に関する一般文書

(2) 町税等各種公課に関する文書

(3) 行政執行上参考となる統計資料

(4) 予算経理に関する文書

(5) その他5年保存の必要があると認められる文書

(1) 照会、回答、その他の往復文書

(2) 軽易な申請、届出、通達等の文書

(3) 給与の支払に関する文書

(4) その他3年保存の必要があると認められる文書

(1) 軽易な照会、回答、その他の往復文書

(2) 軽易な日誌、調査、報告、通知等の文書

(3) 収受発送に関する文書

(4) その他1年保存の必要があると認められる文書

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広尾町文書編集保存規程

平成11年3月25日 訓令第1号

(平成11年3月25日施行)